Chaque année, le département IPT du CERN envoie plus de 800 contrats, amendements et accords de confidentialité, qui doivent être signés par des parties internes et externes. Ce processus, qui comporte une longue chaîne d'étapes successives, prenait entre une semaine et une année (dans les cas extrêmes), la durée moyenne étant de cinq mois. Jusqu'ici, plusieurs exemplaires du contrat étaient imprimés et envoyés aux signataires, ce qui signifie qu'il n'y avait pas de traçabilité ni de moyen de savoir quand les signatures seraient obtenues. Une fois signé, le document était renvoyé à son lieu d'origine pour être scanné puis distribué manuellement, par courrier électronique, à toutes les parties concernées.

Il existe à présent des logiciels permettant de signer électroniquement les documents, et leur utilisation réduit grandement le temps nécessaire pour cette opération. Les documents sont en effet traités en quelques clics simples, et parfois renvoyés après seulement quelques heures. Il devient également possible de les signer de n'importe où, à n'importe quelle heure et même à partir de dispositifs mobiles, ce qui peut être crucial pour des travailleurs qui voyagent fréquemment.

La personne à l'origine du document à signer le charge sur la plateforme et entre l'adresse électronique de ceux qui doivent signer ou être informés. Il est indiqué où chacun doit signer, et le document est envoyé de façon sécurisée aux adresses électroniques via l'application ; le processus de signature peut alors commencer. Les signataires reçoivent une notification par courrier électronique, contenant un lien unique grâce auquel ils peuvent consulter et signer le document. Pour ce faire, ils ont le choix entre charger une image de leur signature, tracer leur signature à la main sur un écran tactile ou avec leur souris, ou encore sélectionner une signature prédéfinie. L'utilisation de ce service est gratuite et ne nécessite pas d'avoir un compte. Une fois la boucle effectuée, une copie PDF du document signé est envoyée automatiquement, par courrier électronique, à toutes les parties concernées.

Pendant le dernier trimestre de 2019, le CERN a testé une plateforme de ce type. Le département IPT, conjointement avec le département FAP (groupe BC), a lancé une démonstration de principe pour la signature électronique des contrats, des amendements et des accords de confidentialité. Après une période d'essai réussie, le département IPT a adopté cette nouvelle technique pour la signature des documents.

Adopter un procédé électronique a rendu le processus de signature bien plus rapide et transparent. Nous pouvons maintenant faire signer des contrats en moins d'une journée ! - Thierry Lagrange, chef du département IPT

En plus d'améliorer l'efficacité, cette technologie a un impact moindre sur l'environnement. En se basant seulement sur le nombre actuel de documents générés par le département IPT, on peut calculer que la plateforme de signature électronique permettrait d'économiser 80 000 litres d'eau et 120 arbres par année.

Le logiciel sélectionné après cet essai est DocuSign. Les autres départements du CERN intéressés à utiliser eux aussi DocuSign sont invités à contacter le Service Desk.