Deux grands chantiers de transformation, les projets HCM et ERP, ont été lancés afin de moderniser les systèmes administratifs associés à certains processus usuels du CERN, en les rendant plus efficaces, plus intégrés et plus faciles à utiliser. Jusqu’à 35 000 personnes seront concernées par ces projets, dont le déploiement devrait s’achever fin 2028 (HCM) et fin 2029 (ERP).

Passer de systèmes hérités à une infrastructure intégrée
S’agissant des ressources humaines, plusieurs systèmes sont utilisés en parallèle, notamment Oracle E-Business Suite (EBS), SmartRecruiters, PeopleFluent LMS et Sopra HR Access pour la paye. En ce qui concerne les finances et les achats, le CERN s’appuie principalement sur XRP Ultimate (également connu sous le nom de « Qualiac »), en place depuis le début des années 1990. De nombreuses personnes utilisent également quotidiennement EDH, le système de gestion électronique de documents, qui sert, par exemple, à faire une demande d’absence ou à lancer une procédure d’achat.

Au fil des ans, ces systèmes ont fait l’objet de très nombreuses adaptations, ce qui les a fait gagner en complexité, rendant ainsi leur maintenance difficile et onéreuse.

En quoi consistent les projets HCM et ERP ?
Le projet HCM mettra en place une plateforme unique pour l’ensemble du cycle de vie du personnel, (recrutement, entrée en fonctions, développement de carrière, gestion des performances, apprentissage, gestion du temps de travail et des absences, et paye).

Le projet ERP permettra de moderniser les processus liés aux finances, aux achats et à la chaîne d’approvisionnement.

Dans les deux cas, l’un des principaux objectifs est de faire en sorte que les processus soient gérés dans des plateformes intégrées. Par exemple, certaines fonctions actuellement gérées par EDH, comme les demandes d’absence, seront progressivement transférées vers les nouveaux systèmes.

Des systèmes dépassés
Les systèmes actuels de gestion des ressources humaines du CERN sont dépassés par rapport à aux fonctionnalités proposées par les plateformes modernes d’aujourd’hui. Par ailleurs, en 2025, le CERN a été informé que XRP Ultimate devra passer à une version en nuage, changement qui, du fait du degré d’adaptation personnalisée du système, nécessite un redéploiement complet.

Au lieu de se contenter de remplacer les systèmes, l’Organisation va profiter de l’occasion pour repenser et simplifier ses processus, avec des solutions standard du marché ce qui permettra de réduire la maintenance et de bénéficier en continu des innovations.

Quelles seront les conséquences pour la communauté du CERN ?
Pour la plupart d’entre vous, cette transformation se traduira par :

• moins d’outils et des processus moins fragmentés ;
• des systèmes plus intuitifs et plus conviviaux ;
• des possibilités de libre-service accrues.

Les manières de faire évolueront et certains processus basés sur EDH seront abandonnés. L’accompagnement de la communauté dans ce changement par des actions de communication et de formation, et par une adoption par phase fera partie intégrante des deux projets.

Un effort partagé
Ces deux projets sont dirigés par le groupe Informatique d’entreprise (BC) du département FAP, en collaboration avec les services concernés des départements HR, IPT, SCE, OSI et EP. Les chefs de projet rendent compte au Comité directeur conjoint HCM/ERP (JSC), qui veille à ce que les décisions soient prises de manière harmonisée et coordonnée.