À partir du lundi 6 juillet 2026, une nouvelle procédure facilitera et sécurisera la transmission de vos justificatifs d’absence.

Ce changement vous apporte des indications plus claires concernant les conditions applicables à chaque type d’absence et garantit que vos justificatifs sont envoyés directement au bon destinataire – soit au Service des congés HR, soit à votre Délégué(e) administratif(-ve) départemental(e) (DAO). Cela permet de traiter votre demande de manière efficace et confidentielle.

Une procédure de transmission plus claire et plus sécurisée

À partir de cette date, tous les justificatifs d’absence ainsi que les déclarations devront être transmis via EDH, afin que les informations personnelles ou médicales sensibles ne soient plus partagées par e-mail.

Un nouveau formulaire EDH, appelé TJA (Transmission des justificatifs d’absence), vous guidera dans cette démarche. Il vous permettra de :

• joindre vos justificatifs en toute sécurité (format PDF), ou créer une déclaration (selon le type d’absence)
• garantir l’envoi sécurisé de votre justificatif au service compétent.

Cela concerne les justificatifs / déclarations suivants (liste exhaustive) :

• Certificats médicaux (maladie/accident, maladie/accident professionnel, congé de maternité, maladie d’un proche)
• Déclarations en cas de maladie d’un parent proche ou décès d’un parent proche
• Convocations au service militaire obligatoire
• Convocations à des obligations civiques obligatoires
• Justificatifs liés au congé spécial pour se rendre dans son université (concerne les étudiants en doctorat, techniques et administratifs)
• Justificatifs liés aux mesures de transition de carrière (applicable aux titulaires au cours de leur dernière année de contrat à durée limitée)

Une fois soumis, le document EDH est automatiquement acheminé vers le service compétent qui vérifiera le certificat et enregistrera votre absence dans EDH. La demande d’absence suivra son routage habituel avec les approbations usuelles.

L’accès au formulaire TJA et aux justificatifs joints est strictement encadré par l’avis de confidentialité PN01492.

Absence sans certificat : Une approche simplifiée pour les absences maladie de courte durée

A partir du 6 juillet, vous pourrez enregistrer vos absences maladie qui ne nécessitent pas de certificat médical directement dans EDH en créant une demande d’absence (LVRQ) et sélectionnant le type d’absence « Maladie/accident ».

Points importants à retenir :

• Une absence sans certificat ne peut pas dépasser 3 jours consécutifs
• Elles sont limitées à 7 jours par année de congé (du 1er octobre au 30 septembre)
• Avant de soumettre votre TJA ou votre demande d’absence, veuillez informer votre superviseur de votre absence

Assistance et ressources disponibles

Pour vous accompagner dans cette nouvelle procédure, un tutoriel et une FAQ sont disponibles. Des informations complémentaires sur les différents types de congés sont également accessibles dans le sommaire de l’Admin e-guide.

Pour toute question, le Service des congés HR (HR.Leave@cern.ch) est disponible au : +41 22 766 89 26.