Combien de fois avez-vous partagé une copie de votre passeport, de votre carte d'identité ou de votre CV depuis que vous travaillez au CERN ? Que vous soyez un membre du personnel, un contractant ou un visiteur, il est fort probable que vous ayez dû partager certains de ces documents afin de respecter les diverses procédures administratives en vigueur au CERN. Mais saviez-vous que les informations contenues dans ces documents sont considérées comme des données personnelles, et donc appartenant à la personne concernée ?

Le CERN prend le traitement de vos données personnelles très au sérieux et applique les principes de sa politique en matière de protection des données à caractère personnel par le biais de la Circulaire opérationnelle n°11, intitulée « Traitement des données à caractère personnel au CERN ».

En plus d'être une personne concernée, vous pourriez également être chargée de traiter les données personnelles de vos collègues. Dans ce cas, voici ce que vous devez savoir si l'un de vos collègues vous envoie son passeport, ses documents d'identité ou son CV.

Trois principes-clés s’appliquent :

• Les CV, passeports et documents d'identité doivent être partagés uniquement via des plateformes sécurisées, par exemple CERNBOX ou Service Now, mais jamais par e-mail.
• Les CV, passeports et documents d'identité qui doivent être conservés doivent l'être de façon adéquate et sécurisée.
• Une fois que les copies de ces documents ne sont plus nécessaires, elles doivent être supprimées.

En règle générale, les copies de passeports et de documents d'identité ne doivent pas être gardées plus de trois mois.

Nous espérons que ces simples conseils sur comment prendre soin des passeports, des documents d'identité et des CVs, vous ont été utiles. Parlez-en à vos collègues. Pour en savoir plus sur la protection des données au CERN, consultez le site web du Bureau de la protection des données (ODP) du CERN, ou contactez le coordinateur de votre département pour la protection des données.