« Burotel » est un logiciel innovant de gestion de l'espace grâce auquel nos collègues sans bureau fixe peuvent obtenir un poste de travail pour une durée limitée et de manière flexible.

Les bureaux proposés par « Burotel » sont de tailles et de formes différentes, et la procédure pour réserver un poste de travail est simple et directe. Que vous ayez besoin d'un poste dans un espace de bureau ouvert, ou plus petit et fermé, la procédure est la même : il suffit de consulter le site web de réservation « Burotel» ici, d'indiquer la période pour laquelle vous souhaitez réserver, de vérifier quels sont les postes de travail disponibles sur une carte interactive du CERN et, enfin, de réserver. Vous recevrez ensuite une confirmation du gestionnaire de l’espace concerné, tel qu’un secrétariat d’expérience.

Le concept Burotel a été présenté au Groupe de travail chargé de renforcer l'appui du CERN aux utilisateurs, présidé par Manfred Krammer, chef du département de physique expérimentale (EP). Au vu de l'intérêt suscité, les membres du groupe ont suggéré de partager le concept avec l'ensemble de la communauté du CERN.

Depuis plusieurs années, le département EP fait largement usage de cet outil afin de soutenir sa vaste communauté d'utilisateurs. Ce concept est conforme aux conditions générales applicables à la réalisation des expériences au CERN (CERN General Conditions Applicable to the Execution of Experiments), qui précisent qu'un poste de travail équipé d’une infrastructure standard doit être fourni à toute personne contribuant à réaliser la mission scientifique du CERN. Aujourd'hui, à mesure que les pratiques de travail évoluent, d'autres départements l’adoptent.

Comme nous le savons tous, l’espace de travail est un facteur important pour se sentir intégré sur son lieu de travail. Le concept Burotel a été développé au sein du département EP, initialement par les expériences ALICE et CMS, afin d'accueillir de manière appropriée un nombre toujours croissant d'utilisateurs au CERN. Un système de réservation, basé sur l'outil de réservation de salles d'Indico, a été lancé en avril 2019, en collaboration avec l'équipe Indico du groupe Collaboration, dispositifs et applications (CDA), au sein du département IT du CERN ; ce système est actuellement utilisé par l'ensemble du département EP.

Si le département EP a longtemps été le seul utilisateur de ce logiciel, le département Faisceaux (BE) et l'Unité Santé et sécurité au travail et protection de l'environnement (HSE) utilisent aussi aujourd'hui la solution « Burotel » pour faciliter la gestion des espaces de bureau, tandis que le secteur des Relations internationales (IR) est en train de l'étudier. À ce jour, le CERN dispose de plus de 700 postes de travail déclarés dans l’outil « Burotel », et le département EP en prévoit davantage sur les différents sites du CERN.

Des améliorations ont récemment été apportées à l'outil « Burotel », comme l'annulation automatique des réservations non confirmées pour garantir la remise à disposition de ces postes de travail. D'autre part, pour les bureaux déclarés Burotel équipés d'une serrure électronique, l’accès est automatiquement accordé via l'application de contrôle des accès « AdaMS ». Cette nouvelle fonctionnalité a été mise en place avec le soutien du groupe EN-AA (accès et alarmes).

D'autres fonctionnalités sont en cours de discussion, notamment une option permettant de filtrer les postes de travail adaptés aux personnes en situation de handicap (avec le soutien du Bureau de la diversité), ou celle indiquant automatiquement l'adresse interne temporaire de chaque utilisateur du système « Burotel » sur toutes les plateformes, comme l'annuaire du CERN.

Une étude de faisabilité, intitulée « Labotel », est aussi en cours pour vérifier si ce modèle de réservation pourrait être étendu aux locaux techniques (laboratoires, salles blanches, etc.).

Pour en savoir plus sur Burotel, écrire à : EP-Burotel-information@cern.ch.