La version révisée (Rév. 5), de la Circulaire administrative n° 30 intitulée « Prestations financières lors de l’entrée en fonctions et de l’extinction du contrat », a été approuvée par la Directrice générale et est disponible via ce lien (en anglais seulement).

Cette version annule et remplace la version précédente de la circulaire (Rév. 4), en date d’octobre 2022.

Les modifications portent sur les points suivants :

Voyage d’arrivée et de départ

À compter du 1^er janvier 2025, les membres du personnel ayant droit au paiement des frais de voyage à l’arrivée (c’est-à-dire lors de l’entrée en fonctions) et au départ (c’est-à-dire lors de l’extinction du contrat) recevront un montant forfaitaire.

La mise en place du forfait s’explique par la manière dont les voyages sont désormais organisés : de nos jours, la plupart des membres du personnel organisent eux-mêmes leur voyage d’arrivée et de départ. Le recours au forfait, synonyme de transparence et de clarté quant au montant qui sera perçu, apportera plus de souplesse aux personnes recrutées et assurera une égalité de traitement entre les membres du personnel des différentes catégories ayant droit au remboursement des frais de voyage. Ce sera également une source de simplification administrative.

Pour les membres du personnel employés, les frais réels engagés peuvent, à titre exceptionnel, être remboursés lorsque le montant forfaitaire n’est pas suffisant (§ 18). Dans ce cas, l'approbation du chef du département HR est requise et la demande d’un remboursement en frais réels doit être présentée, dans la mesure du possible, au plus tard 21 jours civils avant le voyage.

Si l’on compare les montants forfaitaires par pays et les remboursements des frais réels effectués au cours des deux dernières années, 1 % environ des membres du personnel pourraient demander à bénéficier de cette disposition chaque année.

Les montants forfaitaires, ainsi qu’une explication succincte sur la méthode utilisée pour les déterminer, seront publiés dans l'Admin e-guide.

Procédure de déménagement à devis unique

À des fins de simplification administrative, une procédure de déménagement à devis unique a été instaurée. Avec cette nouvelle procédure, les titulaires ont la possibilité de soumettre un devis unique à condition que le coût total du déménagement reste inférieur à un plafond donné (qui dépend du pays d’origine ou de destination, selon le cas, et de la situation de famille).

Ces plafonds sont similaires à ceux en vigueur dans des organisations comparables et seront revus tous les trois ans, ou à un intervalle plus court si cela est jugé nécessaire. L’analyse des déménagements passés montre qu’environ 90 % des déménagements devraient relever de la procédure à devis unique.

La procédure à trois devis restera en vigueur pour couvrir les cas exceptionnels.

Indemnités de réinstallation pour les titulaires engagés avant 2007

Pour pouvoir bénéficier de l’indemnité de réinstallation, les titulaires engagés avant 2007 doivent établir leur nouveau lieu de résidence à plus de 20 km de leur ancien lieu de résidence et du lieu d’affectation. Seul le premier critère était mentionné dans la version précédente de la circulaire ; l’omission a été corrigée.

Restitution de l’indemnité d’installation en cas de démission du titulaire ou du nouveau diplômé

À compter du 1^er janvier 2025, le titulaire qui démissionne au cours des six premiers mois de son contrat d’emploi doit rembourser l’indemnité d’installation au prorata du nombre de mois de service effectués. Dans la version précédente de la circulaire, le titulaire devait rembourser l’intégralité de l’indemnité s’il démissionnait au cours de la première année, quel que soit le nombre de mois de service effectués. La raison d’être de ce changement est que l’intégration dans la zone locale entraîne certains frais qui ne peuvent être recouvrés en cas de départ.

Les nouveaux diplômés ne seront plus tenus de rembourser l’indemnité d’installation en cas de démission.

Améliorations rédactionnelles

Deux améliorations de nature rédactionnelle ont également été apportées. La première concerne la définition du lieu de résidence lors de l’entrée en fonctions (§ 3.1a) ; la deuxième concerne la version anglaise uniquement (remplacement des termes « supporting documents » par « evidence » au § 40b).

La circulaire révisée est entrée en vigueur au 1^er janvier 2025.

La version française sera publiée prochainement.