Fin 2021, le projet MALT, lancé il y a trois ans dans le but de rationaliser la fourniture de licences de logiciels au CERN, a pris fin. Les enseignements importants tirés de ce projet seront à présent appliqués à toutes les activités pertinentes menées au sein de l'Organisation.

Comme la plupart des autres grandes organisations, le CERN fait usage de logiciels – disponibles tant dans le commerce qu'en open source – pour appuyer ses activités centrales. Le département IT met ainsi à la disposition des membres de la communauté du CERN les logiciels dont ils ont besoin. En collaboration avec le département IPT, le département IT leur apporte un appui en négociant et en achetant les licences des logiciels commerciaux qui leur sont nécessaires dans leur travail.

Ces dernières années, beaucoup d'entreprises sont passées d'un modèle classique à un modèle de type « nuage » (« cloud ») pour la fourniture de logiciels. Elles sont nombreuses aujourd'hui à exiger qu'une licence d’utilisation soit attribuée à un nombre spécifique de personnes, voire même à des personnes désignées, ce qui se traduit par une augmentation notable des coûts.

Pour répondre à cette problématique, le CERN a lancé en 2019 le projet MALT, et a recruté six boursiers. Depuis, le projet a aidé l'Organisation à rationaliser les licences, à identifier d'éventuelles solutions de remplacement et à négocier des offres de licence améliorées avec d'importants fournisseurs de logiciels. Le projet nous a également permis de tirer de précieux enseignements sur la fourniture de licences de logiciels au sein d'une organisation unique – et extrêmement hétérogène – comme le CERN. Ces enseignements sont principalement les suivants :

• Comptabilité : le fait de connaître les coûts totaux associés aux logiciels peut nous aider à prendre des décisions plus éclairées.
• Conditions d’éligibilité : sur la base de ce qui précède, le département IT a pris conscience qu’il est important de définir des conditions d’éligibilité claires (en fonction des besoins) pour les produits sous licence. Cela permet de garantir que les coûts ne montent pas systématiquement en flèche avec l'augmentation des effectifs.
• Normalisation : si le produit du commerce est suffisamment éprouvé, il est préférable d'opter pour un logiciel clé en main. En limitant autant que possible la personnalisation des produits au strict nécessaire, on fait en sorte que les services restent gérables et abordables et qu'ils puissent être mis à niveau ou remplacés facilement.
• Participation des utilisateurs : le fait de disposer de canaux solides de communication et d’une gouvernance entre les différents départements du CERN aide le département IT à comprendre les besoins et à fournir des logiciels adaptés, en différenciant précisément les exigences de chaque service.
• Architecture : les produits logiciels ne doivent pas être considérés de manière indépendante, mais comme faisant partie d'un paysage technologique solidement structuré et centré sur l'utilisateur au sein de l'Organisation.
• Gouvernance relative aux données : les solutions fournies via le nuage doivent être compatibles avec les politiques du CERN en matière de sécurité, de propriété des données et de protection des données.

Ces enseignements seront à présent appliqués à tous les processus de décision liés à la gestion de licences de logiciel, actuels comme futurs. Étant donné que cette évolution vers un modèle de licence reposant sur le cloud s'inscrit dans une tendance plus large chez les fournisseurs de logiciels, il est par ailleurs essentiel de veiller à ce que les équipes concernées au CERN disposent de personnel compétent en matière de gestion de licences sur le cloud – au sein du département IT et ailleurs.

« Parmi les différentes raisons qui ont conduit au lancement en 2019 du projet MALT on mentionnera l'augmentation des coûts liés à la concession de licences de la part d'importants fournisseurs de logiciels, explique Maite Barroso Lopez, ancienne responsable du projet MALT et chef adjointe du département IT du CERN. Le projet MALT nous a aidés à rationaliser la manière d'utiliser les licences au sein de notre communauté au sens large, en nous permettant de réduire le gaspillage et d'axer ainsi notre collaboration avec les fournisseurs sur des technologies nouvelles et stratégiques contribuant à l'accomplissement de la mission du CERN. »

« Le projet général MALT ayant été mené à bonne fin, nous pouvons à présent mettre en pratique les différents enseignements tirés, explique Enrica Porcari, chef du département IT du CERN. Nous sommes convaincus que le projet MALT nous a mis en bonne position pour aider nos communautés à accéder facilement et en temps voulu aux outils leur permettant de réaliser leur travail d'une façon aussi efficace et efficiente que possible. »